E’ vero, ormai quasi tutti siamo abituati a gestire le nostre email online tramite i soliti servizi. Gmail, Libero, Yahoo e tanti altri. Capita, però, che quando le email siano tantissime da organizzare occorre una gestione più professionale…
Ad alcuni utenti può capitare di dover gestire, per lavoro, una tale quantità di email, sia in entrata che in uscita, che rimarrebbe certamente più comodo scaricarle tutte su un Pc (anche per avere un backup, non si sa mai) e gestire questo enorme archivio di email con un motore di ricerca interno.
Un ottimo software gratuito per scaricare tutte le email e gestirle in modo professionale è l’ottimo programma open-source: Thunderbird. L’impostazione di questo ottimo software, che può essere utilizzato anche in ambito commerciale, è facile ed intuitivo. Innanzitutto, dopo averlo scaricato ed avviato, conviene importare un account nell’applicazione. Basta andare in Strumenti>Impostazioni
Account>Azioni account>Aggiungi account di posta
elettronica. Seguite la procedura indicata fino ad autenticarvi con le credenziali, grazie al protocollo IMAP potrete scaricare tutte le email direttamente nel programma di posta elettronica Thunderbird con la possibilità che comunque rimanga una copia sul server.
Una volta che avrete ricreato offline tutto l’archivio email potrete lavorare su alcune cartelle in cui smistare le email in base all’oggetto stesso.
Una buona idea sarebbe quella di impostare un filtro
di cartelle in cui smistare le email. Grazie alla funzione Filtri messaggi, potrete indirizzarle già in fase di arrivo. Per farlo recatevi in Strumenti>Filtri messaggi. Premete “Nuovo”. In “Quando” applicare il filtro, spuntate la voce “Scarico la nuova posta”, seleziona poi “Soddisfano tutte le condizioni” e cliccate sul selettore a destra per scegliere “Mittente”, inserisci l’indirizzo di un tuo contatto e in “Esegui queste azioni” lascia attivo “Sposta il messaggio in”. Nel menu a destra, seleziona la cartella in cui vuoi che l’email venga inserita. Conferma con OK. Da ora in poi, i messaggi spediti dal mittente prescelto verranno spostati nella cartella dedicata.
Ricerca email nell’archivio
Per eseguire una ricerca che esamini tutte le email ricevute
o inviate, potrete utilizzare il motore interno di ricerca Thunderbird. Dovrete inserire solo le chiavi di ricerca nella barra superiore, è possibile utilizzare anche la combinazione tasti Ctrl+K per attivarla immediatamente.
Nel caso vogliate invece fare la ricerca solo nei messaggi in una determinata cartella, vi basterà selezionarla e premere Ctrl+Maiusc+K. Considerate che la ricerca può essere ulteriormente affinata ad esempio scegliendo se cercare solo nei campi Mittente, Destinatari, Oggetto o Corpo. Potrete anche definire il periodo temporale, in un database molto vasto è un particolare importante.
Nel caso vogliate trovare le email inviate e ricevute da marina@esempio.it, Thunderbird genererà un grafico che visualizzerà i periodi in cui avete inviato e ricevuto più corrispondenza con il suddetto indirizzo email. Queste ricerche comprendono anche gli allegati.
Nel caso dobbiate scaricare da Gmail avete la possibilità di scaricare l’intero archivio in formato MBOX. Una volta salvato sul disco fisso potrà essere importato in Thunderbird.
Per farlo dovrete andare all’indirizzo, una volta autenticati, all’indirizzo: https://takeout.google.com/settings/takeout/custom/gmail. Premete “Avanti” e seguite le istruzioni a schermo per completare la procedura.
Vi ricordo inoltre che Thunderbird è perfettamente funzionale anche in formato senza installazione, praticamente potrete utilizzarlo da chiavetta Usb, scaricare tutto l’archivio sul supporto e lavorare su un qualsiasi Pc utilizzando la porta Usb. Ipotesi ideale nel caso lavoriate a casa e in ufficio. Abbiamo preferito mettere il link alla versione portable perché è perfettamente funzionale come la versione con installazione.
Thunderbird portable programma di posta con motore di ricerca